INFORMATIVA RESA AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REG. UE 2016/679

(GDPR - GENERAL DATA PROTECTION REGULATION)

 

INTERESSATI A CUI É RIVOLTA L’INFORMATIVA	DEFINIZIONE
Segnalante (o denunciante/whistleblower)	È la persona fisica che segnala una presunta violazione delle disposizioni normative nazionali e europea attraverso i canali “whistleblowing” messi a disposizione dalla società.
Segnalato (o incolpato/denunciato)	È la persona fisica oggetto della segnalazione, incolpata delle presunte violazioni di cui sopra.
Soggetto terzo	È la persona fisica, diversa da segnalante e segnalato, i cui dati personali potrebbero essere contenuti nella segnalazione o acquisti nel corso dell’attività istruttoria.
Facilitatore	E’ la persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di segnalazione

 

AMBITO DEL TRATTAMENTO

 

F.LLI MORO S.R.L., con sede legale in Carbonera, via Lovadina n. 102, C.F. e P.IVA 02217150263, in persona del legale rappresentante pro tempore (la “Società” o “Titolare”), in qualità di “Titolare” del trattamento dei dati personali, con il presente documento, La informa circa le caratteristiche e le modalità del trattamento dei dati personali forniti attraverso l’invio di segnalazioni whistleblowing tramite la piattaforma gestionale “Legality Whistleblowing”, tramite posta ordinaria o tramite un incontro con il gestore delle segnalazioni. Il processo di gestione delle segnalazioni è disciplinato nella apposita procedura adottata dalla Società consultabile, per i dipendenti nelle bacheche presso i locali aziendali, nonché, in ogni caso, sul sito internet della Società www.fratellimorosrl.com selezionando il menù “Segnalazioni-dipendenti” di cui si prescrive la lettura.

I dati personali conferiti dal segnalante e le informazioni contenute nelle segnalazioni e negli eventuali documenti alle stesse allegati, nonché i dati eventualmente acquisiti in sede di istruttoria dall’organismo preposto, saranno trattati secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti di tutti gli interessati (segnalante, segnalato ed eventuali soggetti terzi coinvolti), nel rispetto degli obblighi imposti dalla normativa sulla privacy, dalla legge 30 novembre 2017, n. 179, recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” e dal D.Lgs 24 marzo 2023 n. 24 di recepimento della Direttiva UE 2019/1937.

 

FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati personali forniti dal segnalante ed acquisiti dall’organismo preposto all’istruttoria nel corso del procedimento saranno oggetto di trattamento, in relazione agli obblighi di cui ai citati Legge 179/2017 e D.lgs 24/2023. In particolare, i suddetti dati saranno trattati per le seguenti finalità:

- Gestione delle segnalazioni (accertamento dei fatti oggetto della segnalazione). Base giuridica primaria del trattamento è il legittimo interesse del Titolare [art. 6 co.1 lett. f) GDPR] ad accertare il compimento di eventuali illeciti nel rispetto degli obblighi imposti dal D.lgs 24/2023. Tale legittimo interesse prevale rispetto al diritto alla protezione dei dati personali di cui godono gli interessati, considerato lo scopo di primario rilievo perseguito dalla legislazione sulla responsabilità amministrativa degli enti da commissione di reati.

- Gestione di eventuali procedimenti disciplinari fondati in tutto o in parte sulla segnalazione. Al fine di garantire il diritto di difesa dell’incolpato, le informazioni contenute nella segnalazione potranno essere utilizzate, unitamente ad altri eventuali elementi di riscontro esterno, nell’ambito del procedimento disciplinare avviato nei confronti del denunciato. L’identità del segnalante, invece, potrà essere rivelata nel contesto del procedimento disciplinare – quindi anche al segnalato - nel solo caso in cui detto procedimento si fondi esclusivamente sul contenuto della segnalazione, al fine di garantire il diritto di difesa del segnalato e, comunque, previo espresso consenso del segnalante. Il consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità nell’ambito del procedimento disciplinare, non è obbligatorio, ma il suo mancato conferimento comporta l’impossibilità di procedere nei confronti del segnalato, nei procedimenti disciplinari fondati esclusivamente sulle dichiarazioni del segnalante.

 

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

Il Titolare raccoglie e tratta esclusivamente i dati comunicati nelle segnalazioni. Tuttavia, nel corso della procedura, potranno essere acquisiti i seguenti dati personali:

• documento di riconoscimento, eventuali altri recapiti rilasciati dal segnalante;
• informazioni (dati identificativi[1], dati professionali[2], dati finanziari[3]) sul segnalato contenute nella segnalazione o acquisite in corso di istruttoria;
• informazioni (dati identificativi, dati professionali, dati finanziari) relative a terzi che possono essere inserite nella segnalazione e nei documenti eventualmente allegati o acquisiti nel corso dell’istruttoria.

I dati personali identificativi del segnalante sono trattati e archiviati in modo da essere visibili esclusivamente al gestore della segnalazione. La Società adotta tutte le garanzie previste dalla legge al fine di tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante, in modo che la stessa non sia rivelata a terzi senza l’espresso consenso di quest’ultimo, salvo il caso di segnalazioni in mala fede o diffamatorie.

Come indicato nella Procedura di gestione delle segnalazioni adottata dalla Società, le segnalazioni non devono contenere dati eccedenti, bensì solo i dati necessari per dimostrare la fondatezza della denuncia. Di norma, quindi non saranno inseriti dati particolari[4], né dati personali idonei a rivelare lo stato di salute o giudiziari. Qualora le segnalazioni contenessero suddette categorie di dati personali, riferiti al segnalante o a terzi, e gli stessi non risultino necessari per il perseguimento delle suddette finalità, la Società provvederà a distruggerli o, se ciò non risultasse possibile, ad oscurarli, fatti salvi i casi autorizzati dalla legge o da un provvedimento dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

 

MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento avverrà con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti.

A tal riguardo la Società ha istituito un canale di segnalazione interna (scritto e orale) attraverso l’utilizzo della piattaforma gestionale “Legality Whistleblowing” di DigitalPA S.r.l. che garantisce la gestione degli accessi e dei dati nel più rigoroso rispetto del quadro normativo e certificato dai più rigorosi standard della norma ISO/IEC 27001 (sistema di gestione delle informazioni), garantendo l'integrità e la riservatezza dei dati trattati (identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione).

Si ricorda, infine, che i dati personali identificativi del segnalante sono conservati in modo da garantirne la riservatezza. L’associazione dell’identità del segnalante alla segnalazione può, infatti, essere effettuata esclusivamente dal gestore della segnalazione.

 

PERIODO DI CONSERVAZIONE

I dati personali relativi alle segnalazioni vengono conservati e mantenuti per il periodo necessario al completamento della verifica dei fatti esposti nella segnalazione e per successivi 5 anni dalla chiusura della segnalazione, salvo eventuali procedimenti scaturenti dalla gestione della segnalazione (disciplinari, penali, contabili) nei confronti del segnalato o del segnalante (dichiarazioni in mala fede, false o diffamatorie). In tal caso saranno conservati per tutta la durata del procedimento e fino allo spirare dei termini di impugnazione del relativo provvedimento. Nel caso di segnalazioni ritenute manifestamente infondate saranno cancellati senza indugio.

 

DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, Le informazioni inviate sono gestite, sotto propria responsabilità, dalla dott.ssa Valentina Moro in qualità di soggetto designato dalla società quale gestore delle segnalazioni.

Si ribadisce che soltanto il gestore delle segnalazioni avrà accesso ai dati identificativi del segnalante. In proposito, il gestore delle segnalazioni è vincolato al rispetto di un rigoroso regime di riservatezza.

I dati oggetto di segnalazione, invece, potranno eventualmente essere trattati anche da altri dipendenti della Società a tal fine autorizzati e che operano in base alle istruzioni impartite dal Titolare del trattamento. Detti dati potrebbero essere, inoltre, trattati da consulenti esterni o fornitori a tal fine designati quali responsabili del trattamento ex. art. 28 GDPR, i quali operano secondo le istruzioni impartite dal titolare con particolare riferimento all’adozione delle misure di sicurezza adeguate al fine di poter garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati.

I dati personali contenuti nelle segnalazioni possono, inoltre, essere comunicati agli uffici competenti della Società per l’attivazione della tutela giudiziaria e/o disciplinare connessa alla segnalazione, ovvero alle Autorità competenti in presenza di violazioni delle normative applicabili.

In tutti i casi sopra indicati di comunicazione, il Titolare garantisce che verranno sempre adottate le opportune misure atte ad evitare una non necessaria circolazione delle informazioni, al fine di garantire la opportuna riservatezza in vista delle particolari finalità dei trattamenti in oggetto.

 

DIFFUSIONE DEI DATI

I Suoi dati personali non saranno oggetto né di diffusione a destinatari indeterminati né a pubblicazione.

 

TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO

I suoi dati personali non saranno trasferiti al di fuori dell’UE.

 

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

1. Diritti del Segnalante

Il segnalante potrà, compatibilmente con gli eventuali obblighi normativi esistenti, esercitare i diritti riconosciuti di cui agli artt. 15/22 del Regolamento:

• diritto di accesso ai dati personali;
• diritto di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi (fatta eccezione per i contenuti della segnalazione);
• diritto di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca; alla revoca del consenso consegue l'impossibilità di accedere al suo profilo, potrà comunque visualizzare le segnalazioni tramite i loro codici; la revoca non è comunque prevista nel caso in cui il trattamento è necessario per adempiere un obbligo normativo al quale è soggetto il titolare del trattamento;
• diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 d GDPR oppure ricorso all’Autorità giudiziaria competente ai sensi dell’art. 79 GDPR, nei modi e nei limiti previsti dalla vigente normativa nazionale (D. Lgs. 196/2003).

2. Diritto del segnalato

Ai sensi di quanto previsto dall’art. 2-undecies del D. Lgs 196/2003 (Codice Privacy), il Titolare informa il segnalato che l’esercizio dei diritti su esposti (cd. diritti dell’interessato individuati dagli artt. 15 a 22 del GDPR) ed in particolare il diritto di accesso, potrà essere ritardato, limitato o escluso per tutto il tempo in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenendo conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare gli interessi di riservatezza del segnalante e di garantire che lo svolgimento degli accertamenti non rischi di essere compromesso (es. manomissione delle prove, occultamento di informazioni).

I diritti su esposti non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento, ovvero con reclamo ai sensi dell’art. 77, quando dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante. In tali casi, tuttavia, i diritti degli interessati possono essere esercitati tramite il Garante per la protezione dei dati personali con le modalità di cui all’art. 160 D. Lgs. 196/2003, secondo cui Il Garante informa l’interessato di avere eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, fermo restando il diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

In tutti gli altri casi, I suoi diritti potranno essere esercitati tramite i seguenti canali:

-           via mail al seguente indirizzo: valentina@fratellimoro.com

-           via posta al seguente indirizzo: Carbonera (TV), via Lovadina n. 102